Catch-All Email là gì? Cách cài Catch-All Email trên cPanel và DirectAdmin

MỤC LỤC:

• Catch-All Email là gì?
• Ý nghĩa việc cấu hình Catch-All Email
• Ưu điểm và nhược điểm của Catch-All Email là gì?
• Hướng dẫn cách cấu hình Catch-All Email

Catch-All Email là tính năng dùng để nhận toàn bộ thư gửi đến domain của bạn.

Catch-All Email là gì?

Catch-All Email là chức năng nhận toàn bộ mail gửi đến domain khi email người nhận không chính xác hoặc không tồn tại. Catch-All Email là chức năng tồn tại trên hầu hết các Email Server hay Email Hosting. Vậy ứng dụng thực tế của Catch-All Email là gì?

Catch-All Email nhận tất cả các thư có cùng tên miền

Bạn có thể hình dung rõ ràng hơn khái niệm của tính năng Catch-All Email qua ví dụ sau:

• Tên miền của doanh nghiệp bạn là matbao.net
• Tài khoản email của bạn là nguyenvana@matbao.net
• Người gửi đánh nhầm địa chỉ khi gửi email là nguyenvanb@matbao.net.

Nếu bạn có cài đặt và sử dụng cấu hình Catch-All thì hãy yên tâm, bạn vẫn nhận được nội dung thư của người gửi trong tài khoản email thay thế đã được bạn cấu hình mặc định.

Email Server là gì?

Mail Server hay Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử. Bên cạnh tính năng lưu trữ và sắp xếp các Email trên internet, Mail Server là một giao thức chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại… Không chỉ thao tác với tốc độ nhanh chóng và ổn định, Mail Server còn đảm bảo tính an toàn với khả năng khôi phục dữ liệu cao.

Khi các doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ Email Server, họ quan tâm rất nhiều yếu tố như:

• Sự uy tín của nhà cung cấp
• Thông tin giá cả và chất lượng của gói dịch vụ
• Những đánh giá và nhận xét của khách hàng đã sử dụng dịch vụ
• Đặc biệt là tìm hiểu các tính năng nổi trội mà dịch vụ mang lại trong quá trình sử dụng. Mà cụ thể hơn trong trường hợp này là tính năng Catch-All Email.

Email Hosting là gì? 

Email Hosting là dịch vụ email hoạt động trên một hệ thống hosting riêng biệt có tên miền riêng. Nếu dành chú ý cho các email quảng thông báo hay quảng cáo nhận được, bạn sẽ thấy hầu hết chúng đều có địa chỉ tuân theo cấu trúc: tennguoigui@tendoanhnghiep.com. Nếu sau @, tên email có chứa tên miền riêng đã được đăng ký của doanh nghiệp thì nó chính là Email Hosting.

Nếu Email Hosting là dịch vụ thư điện tử hoạt động trên hệ thống máy chủ có tính bảo mật cao, được một tổ chức sử dụng với tên miền riêng đặc trưng cho thương hiệu đó, thì Catch-All Email là một tính năng đặc biệt có sẵn trên hầu hết các giao diện quản trị Email Hosting. 

Ý nghĩa việc cấu hình Catch-All Email

 Cấu hình Catch-All trong Email Server thể hiện nhiều ý nghĩa quan trọng

Dịch vụ Mail Server có tích hợp cấu hình Catch-All không làm thất lạc email rất quan trọng. Hơn nữa việc giao dịch với đối tác và chăm sóc khách hàng không bị gián đoạn. 

Sẽ thế nào nếu trao đổi kế hoạch kinh doanh quan trọng qua email mà vô tình thất lạc? Với Catch-All Email, bạn có thể tìm kiếm lại nội dung thư trong email đã được cấu hình trước đó. 

Đối với các dịch vụ chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp thường cung cấp thông tin liên lạc. Đặc biệt là tài khoản email có đăng ký tên miền riêng để khách hàng gửi những thắc mắc, phản hồi cũng như nhận xét về công ty. Trong trường hợp khách hàng đánh nhầm tên tài khoản nhưng đảm bảo chính xác tên miền thì doanh nghiệp vẫn nhận được mọi góp ý của khách hàng qua email.

Cả hai điều này xảy ra trên hệ thống truyền thông phần nào giúp doanh nghiệp hoạt động thành công và đạt hiệu quả cao.

Ưu điểm và nhược điểm của Catch-All Email là gì?

Ưu điểm của Catch-All Email là gì? 

Một email chính quản lý dễ dàng nhiều hộp thư thuộc các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Email Hosting có sẵn tính năng Catch-All, bạn có thể yên tâm sử dụng với các ưu điểm đặc trưng của Catch-All Email như sau: 

• Không bao giờ mất email: Bạn sẽ không bỏ qua bất kỳ email nào nếu người gửi nhập nhầm địa chỉ của tài khoản email.
• Quản lý dễ dàng: Có thể tạo nhiều địa chỉ email cho các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp. Bạn chỉ cần kích hoạt tính năng Catch-All cho tài khoản email chính của bạn và cung cấp các địa chỉ email thuộc doanh nghiệp
• Chi phí ít hơn: Hầu hết các dịch vụ email kinh doanh chỉ cung cấp cho một số lượng cụ thể tài khoản email. Hãy sử dụng tính năng Catch-All cho một trong các địa chỉ email của doanh nghiệp bạn. Nhờ đó, bạn không cần phải trả phí cho nhà cung cấp dịch vụ giúp giảm chi phí hơn

Nhược điểm của Catch-All Email là gì?

Sử dụng tính năng Catch-All Email đòi hỏi bạn thường xuyên dọn rác làm trống dung lượng bộ nhớ

• Có nhiều thư spam: Bạn sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian tìm ra các thư hữu ích trong hầu hết các hộp thư gồm số lượng lớn thư rác. Tuy nhiên, trường hợp này không xảy ra nếu như bạn có hệ thống kiểm soát thư rác tốt.
• Cần có dung lượng lớn: hộp thư có thể đầy sau thời gian ngắn sử dụng. Lý do vì lưu lượng truy cập cao cho tài khoản Catch-All khiến bạn xóa các tin nhắn cũ. Tuy nhiên đây không phải là giải pháp tốt nhất. Vì thế, bạn phải kiểm tra dung lượng thường xuyên để tránh trường hợp “tràn” hộp thư điện tử. 

Hướng dẫn cách cấu hình Catch-All Email

Bên trên là các đặc điểm khá chi tiết và rõ ràng về tính năng Catch-All trong Email Hosting. Nếu muốn cấu hình vào hệ thống email của bạn thì phải thao tác các bước sau:

Cách cấu hình Catch-All Email trên DirectAdmin

• Bước 1: Đăng nhập

Giao diện DirectAdmin

Đăng nhập vào giao diện quản trị DirectAdmin, khi ấy giao diện xuất hiện 3 nội dung lớn bao gồm: 

• • Your Account
  • E-Mail Management
  • Advanced Features 
• Bước 2: Truy cập công cụ Catch-All Email 

Giao diện menu E-Mail Management

Đến menu E-Mail Management, bạn truy cập công cụ Catch-All Email 

Lúc này, giao diện hiển thị 3 lựa chọn:

• • Fail: là lựa chọn thông báo các địa chỉ email người nhận không chính xác hoặc không tồn tại 
  • Ignore: là lựa chọn bỏ qua email và không thông báo. 
  • Address: là lựa chọn cho bạn nhập địa chỉ email sẽ nhận email Catch-All 
• Bước 3: Cấu hình Catch-All Email

Bạn nhấp vào lựa chọn Address và điền địa chỉ email sẽ nhận tất cả các email gửi sai địa chỉ. Bạn có thể điền một tài khoản email bất kỳ nào đó hoặc tài khoản có sẵn trên hosting tại vị trí account… 

• Bước 4: Kết thúc quá trình thiết lập

Chọn Update để lưu lại tất cả các thiết lập.

Cách cấu hình Catch-All Email trên cPanel

Để cấu hình catch-all email bạn vui lòng thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản cPanel của dịch vụ Mail Server. Sau đó chọn Default Address.

• Bước 2: Chọn domain cần cấu hình. Ở mục Forward to email address, hãy điền email mà bạn muốn nhận thư vào. Sau đó chọn Change để lưu thiết lập.

Chỉ qua một vài bước đơn giản, bạn đã cấu hình Catch-All Email hoàn thành.

Catch-All Email không có gì khó khăn để cài đặt và sử dụng, tuy nhiên bạn nên sử dụng tính năng cẩn thận và đảm bảo việc kiểm tra hộp thư thường xuyên thì việc sử dụng mới có hiệu quả và phát huy hết những ưu điểm vượt trội của nó.