Đón đầu xu thế khi thừa hưởng những lợi ích của Email Doanh Nghiệp

Bài viết liên quan: 

• Chỉ số ROI là gì và bao nhiêu là tốt nhất cho doanh nghiệp?
• Cập nhật xu hướng an ninh mạng trên thế giới năm 2022
• Hacker truy tìm lỗ hổng Plugin Wordpress - liệu có tìm thấy?

Đón đầu xu thế khi thừa hưởng những lợi ích của email dành cho doanh nghiệp

1. Chuyên nghiệp hơn với email tên miền

Ở bất kì đâu, từ các buổi hội thảo hay các bữa tiệc tùng, bạn đều có thể gặp được một khách hàng tiềm năng. Sau khi giới thiệu về ưu điểm của sản phẩm và thuyết phục đối phương hợp tác trong tương lai, bạn cần gửi cho họ danh thiếp của mình. Trong đó, phần thông tin liên lạc rât quan trọng, giúp thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Giả sử trên tấm danh thiếp đó ghi địa chỉ email cá nhân, khách hàng sẽ cảm thấy đắn đo về lời mời hợp tác trước đó. Vì vậy, bạn cần lập một tài khoản email có chứa tên doanh nghiệp của mình để tạo phong thái làm việc chuyên nghiệp.

Email cho doanh nghiệp có cấu trúc rất đơn giản, đó là tenban@domain.com. Chẳng hạn bạn đang làm việc tại Mắt Bão, thì email của bạn sẽ là tenban@matbao.net.

2. Xây dựng niềm tin với khách hàng của bạn

Với sự phát triển của công nghệ thông tin ngày nay, tài khoản cá nhân thường bị những kẻ lừa đảo tấn công. Giả sử, một ngày bạn nhận được một email spam từ một khách hàng mới, muốn hợp tác cùng bạn. Liệu bạn có nghĩ đó là một email lừa đảo hay không? Liệu bạn có muốn tiếp tục gửi cho khách hàng này những thông tin quan trọng của công ty hay không?

Hệ thống email dành cho doanh nghiệp phải luôn bao gồm các giao thức bảo mật nâng cao và bộ lọc thư rác, giúp bảo vệ hệ thống của bạn khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Điều này đảm bảo sự an toàn thông tin cho nhân viên và khách hàng của bạn.

Email theo tên miền của doanh nghiệp giúp bạn yên tâm rằng các tệp dữ liệu quan trọng sẽ không bị nhiễm vi-rút hay bị phần mềm độc hại tấn công. Ngoài ra, khách hàng của bạn có thể yên tâm rằng họ có thể gửi cho bạn những tệp thông tin quan trọng mà không sợ bị hacker tấn công.

Email tên miền giúp xây dựng niềm tin với khách hàng của bạn

3. Hãy yên tâm rằng công nghệ sẽ phát triển song hành với bạn

Khi sử dụng email cá nhân, chủ doanh nghiệp không thể quản lý được các thông tin trao đổi với khách hàng và trong nội bộ công ty. Ngược lại, dịch vụ email đám mây sẽ giúp chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp dễ dàng thực hiện những việc sau:

• Xem các quy trình dịch vụ khách hàng thông qua một loạt các email liên lạc.
• Dễ dàng tích hợp nhiều tài khoản email hơn khi số lượng nhân viên tăng lên.
• Hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề nhạy cảm và thách thức gặp phải khi làm việc với khách hàng.
• Đảm bảo tất cả người dùng email doanh nghiệp đều nằm dưới sự kiểm soát của công ty.

4. Email hoạt động phục vụ cho riêng bạn

Các ứng dụng tích hợp với email của doanh nghiệp dựa trên công nghệ đám mây rất đa dạng, đảm bảo tất cả các tính năng cần thiết cho công việc văn phòng. Cụ thể:

• Lên kế hoạch cá nhân và kế hoạch cho nội bộ công ty.
• Tính hợp các ứng dụng văn phòng (như Word, PowerPoint, Excel, v.v.).
• Hỗ trợ dịch vụ trao đổi với khách hàng qua email hoặc điện thoại.
• Chống spam và bảo vệ phần mềm độc hại.
• Dung lượng hộp thư lớn giúp quản lý email tốt hơn.
• Bảo mật mạnh hơn giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
• Xem bảng so sánh chi tiết về các tính năng và chi phí của email cho doanh nghiệp.

Các ứng dụng tích hợp với email của doanh nghiệp dựa trên công nghệ đám mây

5. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Email đám mây nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền so với tài khoản email miễn phí. Các giải pháp miễn phí thường đi kèm với không gian lưu trữ hạn chế. 

Vì vậy, sau một khoảng thời gian nhất định, bộ nhớ dữ liệu sẽ quá tải và bạn bắt buộc phải xóa một số tệp thông tin quan trọng. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn khiến bạn mất thông tin email và tệp có giá trị về lâu dài.

6. Email doanh nghiệp giúp bạn mở rộng dễ dàng

Khi doanh nghiệp đạt đến bước tăng trưởng mới, đòi hỏi thay đổi một nhà cung cấp dịch vụ chất lượng hơn, thì vấn đề gặp phải là quá trình trao đổi dữ liệu. Nếu việc này diễn ra chậm trễ, khiến đối tác hay khách hàng không thể liên hệ với công ty qua email, sẽ dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng khác.

Tuy nhiên, khi sử dụng email đám mây, bạn sẽ dễ dàng tích hợp các công cụ cộng tác, thêm hoặc loại bỏ đi một tài khoản, sao lưu dữ liệu và thay đổi bộ nhớ. Đây là giải pháp hàng đầu, đặt nền tảng vững chắc cho việc mở rộng doanh nghiệp trong tương lai.

Khi sử dụng email đám mây, bạn sẽ dễ dàng tích hợp các công cụ cộng tác

7. Dung lượng lưu trữ lớn

Một trong những lợi thế lớn của email đám mây là dung lượng lưu trữ không giới hạn và dễ dàng tích hợp, mở rộng. Khi số lượng người dùng và thời gian sử dụng email tăng lên, bạn sẽ dễ dàng xin cấp phép chỉ bằngg vài bước đơn giản.

Outlook và Exchange trong Microsoft Cloud cung cấp cho bạn tối đa 50GB email, cho phép đính kèm tệp lên đến 150MB và lưu trữ tệp đến 1TB trên OneDrive. Với dung lượng khủng như vậy, bạn sẽ không phải lo lắng về việc hộp thư của mình bị đầy và không thể đính kèm file lớn như khi dùng email cá nhân.

8. Tìm kiếm thông tin tài nguyên dễ dàng

Với email cho doanh nghiệp, tất cả các tài nguyên sẽ được lưu trữ một cách thông minh, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Đặc biệt các tính năng lưu trữ email và eDiscovery (khám phá điện tử) là những ưu điểm nổi trội của email đám mây.

Trong trường hợp có nhân viên ăn cắp dữ liệu hoặc vô tình xóa các email quan trọng liên quan đến giao dịch hợp đồng, bạn có thể dùng tính năng này để trích xuất dữ liệu và bằng chứng giao dịch trong email của doanh nghiệp.

Email đám mây giúp tìm kếm thông tin tài nguyên dễ dàng

9. Cài đặt chính sách email cho tổ chức

Bản chất phi tập trung hoặc ủy quyền của email dành cho doanh nghiệp là rất rõ ràng. Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể truy cập và lưu trữ dữ liệu cá nhân khi được cấp quyền.

Nếu là quản trị viên, bạn có thể thiết lập chính sách cho từng cá nhân hoặc toàn bộ tổ chức. Đối với những email quan trọng, bạn có thể hạn chế gửi đi bằng tính năng Kiểm duyệt email trước khi gửi.

10. Phục hồi sau thảm họa dễ dàng hơn

Khi dữ liệu nội bộ bị hacker tấn công, doanh nghiệp sẽ mất tất cả thông tin quan trọng, gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh. Nếu bạn cập nhật tất cả dữ liệu lên email từ đám mây thường xuyên, bạn sẽ không cần lo lắng đên các vấn đề liên quan đến phần cứng. 

Giả sử máy tính của bạn bị tấn công, bạn hoàn toàn có thể sử dụng máy tinh khác và đăng nhập vào email cho doanh nghiệp để làm việc như bình thường. Máy móc có thể bị lỗi, nhưng dữ liệu của bạn luôn an toàn và nguyên vẹn.

11. Truy cập mọi nơi

Email đám mây giúp bạn truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Bạn có thể truy cập email ngay lập tức từ laptop, máy tính bảng hoặc thậm chí điện thoại thông minh của bạn. Điều này giúp năng suất làm việc tăng lên đáng kể, đặc biệt là đối với những người thường xuyên làm việc từ xa. 

Các tài khoản email dựa trên đám mây đồng bộ hóa ngay lập tức và tự động, do đó, dữ liệu có thể được truy cập từ nhiều thiết bị. Miễn là thiết bị của bạn có kết nối internet, bạn có thể truy cập tệp của mình mọi lúc, mọi nơi và làm việc trực tuyến.

Các tài khoản email dựa trên đám mây đồng bộ hóa ngay lập tức

Trên đây là những lợi ích nổi bật của email đám mây, mà doanh nghiệp nên tận dụng để tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động quản trị của mình. Bạn có thể dễ dàng thiết lập và cài đặt dạng email này cho toàn bộ công ty theo hướng dẫn của các nhà cung cấp dịch vụ email cho doanh nghiệp. Để biết thêm các thông tin hữu ích khác, hãy theo dõi những bài viết tiếp theo của Mắt Bão nhé!

Bài viết và hình ảnh được tổng hợp bởi Mắt Bão.