4 Lưu ý khi sử dụng email cho doanh nghiệp , bạn có biết?

Những lưu ý & lý do bạn cần quan tên khi sử dụng email doanh nghiệp

1. Những lý do bạn nên dùng email doanh nghiệp

1.1 Bảo mật cao và quản lý dễ dàng

Khi bạn sử dụng tài khoản cá nhân trên gmail thì không có chức năng quản lý công việc và phân quyền ở hay khóa tài khoản như email doanh nghiệp. Chính vì những điều đó là doanh nghiệp sẽ bị mất kiểm soát luồng công việc trên email và nguy cơ bảo mật khi những thông tin của công ty vẫn có thể truy cập được từ bên ngoài.

Có thể hiểu nguy hiểm hơn là một ai đó có thể truy cập, công bố, làm rò rỉ những thông tin mật hoặc mục đích xấu trên danh nghĩa công ty để làm những điều không hay mà nếu bạn sử dụng email cá nhân thì không thể nào kiểm soát được.

Với email theo tên miền, khi bạn sử dụng quyền truy cập của bạn và những dữ liệu data do máy chủ gửi và nhận được mã hóa cho đến khi bạn đăng xuất. Chính vì thế những data mật sẽ không bị tấn công và rò rỉ ra bên ngoài.

1.2 Không gian lưu trữ

Tùy vào nhu cầu mà bạn lựa chọn một bộ nhớ cho mình phù hợp, sau đó bạn sẽ nhận được hộp thư lưu trữ bằng megabyte hoặc gigabyte. Bạn có thể chọn dung lượng lưu trữ megabyte vì cũng đủ cho bạn chứa hơn hàng nghìn email. Nhớ rằng hãy đưa ra quyết định để đảm bảo dung lượng không cần phải nâng cấp nhiều lần sau này.

>>> Tham khảo thêm Email doanh nghiệp là gì? 6 Lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp

1.3 Email cho doanh nghiệp giúp hạn chế Virus và spam

Khi bạn sử dụng email tên miền riêng hay còn gọi là email hosting của một cơ sở đáng tin cậy, thì bạn sẽ không cần phải lo lắng những email chứa virus độc hại vì trước khi nó xâm nhập vào hệ thống mail của bạn sẽ bị ngăn chặn ngay.

Bạn nên chọn những cơ sở cung cấp dịch vụ email tên miền thường xuyên quét virus để bảo vệ email cho doanh nghiệp và kiểm duyệt các spam mail trước khi vào hộp thư đến.

Email cho doanh nghiệp giúp hạn chế Virus và spam

1.4 Xây dựng chiến lược marketing hiệu quả

Email doanh nghiệp có thể giúp bạn một phần Marketing trong chiến lược kinh doanh, khi bạn sử dụng email tên miền cho doanh nghiệp trong việc tiếp thị là một quyết định đúng đắn vì hiệu quả hình thức này mang lại rất hiệu quả lâu dài, ít chi phí và đúng đối tượng mục tiêu hơn.

Hãy sở hữu ngay một email ten mien cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn tận dụng được toàn bộ những lợi ích của loại hình giao tiếp khi theo đuổi những chiến lược kinh doanh dài hạn.

2. Những lưu ý khi sử dụng email doanh nghiep

2.1 Chọn nhà cung cấp uy tín

Không ai có thể thay thế được một người có chuyên môn trong lĩnh vực nào đó, nếu doanh nghiệp của bạn thật sự nghiêm túc đầu tư thì hãy chọn những cơ sở công ty chuyên cung cấp các dịch vụ trong lĩnh vực công nghệ thông tin hay thương mại điện tử. Và chú ý đến những cam kết của họ xem có nêu lên được một số điều lưu ý này không nhé:

• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 khi có vấn đề xảy ra
• Tối ưu việc ngăn chặn tình trạng spam email
• Tỷ lệ nhận email hợp lệ vào hộp thư tin nhắn 99%
• Tính bảo mật cao vì sử dụng hệ thống email server chuyên riêng biệt.
• Giao diện quản lý dễ dàng sử dụng
• Sử dụng tương thích trên nhiều thiết bị như PC, mobile, laptop, máy tính bảng,....
• Khớp với các dịch vụ email hiện có tại thị trường Việt Nam như Google email, Webmail,....

2.2 Tên email phải đặt đúng cách

• Nên sử dụng tên ngắn gọn, ý nghĩa:

Khi sử dụng hosting email có tên miền riêng, chính vì thế tên công ty của bạn sẽ được để ở đuôi. Ví dụ @matbao.net @matbao.vn,.... Đối với tên cá nhân của bạn dài có thể sử dụng những tên viết tắt ngắn gọn hơn. Để mọi người nhìn vào dễ hiểu và nhớ được tránh gây nhầm lẫn với tên email tương tự của các doanh nghiệp khác.

• Đặt tên theo phòng ban, sẽ dễ dàng quản lý nhớ hơn:

Cách này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn chưa bao giờ hết, tránh công việc bị chồng chéo giữa bộ phận khác nhau. Ví dụ như: Sale@domain.com Mkt@domain.com,..... Bạn nên nhớ tên của nhân viên cũng nên được đặt theo những quy tắc như vậy. để đảm bảo được sự thống nhật và không bị trùng lặp.

• Không nên đặt những tên nhạy cảm:

Chắc hẳn bạn đang không hiểu gì đúng không? Hãy cùng đọc tiếp theo ngay sau đây vì những chuyện này có thể xảy ra. Ví dụ doanh nghiệp của bạn xuất khẩu bưởi bạn sẽ đặt @buoi.com, doanh nghiệp của bạn có tên là Hưng Hồng Hoàng @hunghonghoang.com , …. Những cái tên email doanh nghiệp có đuôi như vậy sẽ rất dễ bị gây hiểu nhầm và khó nhớ đối với khách hàng cũng như đối tác.

Tên email phải đặt đúng cách tránh bị hiểu nhầm

2.3 Quan tâm đến bảo mật hệ thống

Theo thống kê mỗi ngày có khoảng 200 tỷ email được gửi đi, tất cả hầu như là email Marketing nhưng trong số đó cũng có những email gửi đi chứa thông tin nhạy cảm bảo mật. Những người bị tấn công thường là người giàu, doanh nghiệp, doanh nhân và các chính trị gia của các quốc gia. Chính vì thế tính bảo mật là lưu ý thứ 3 bạn phải chú trọng đến nhằm đảm bảo những đặc tính sau:

• Tránh trường hợp bị đánh cắp data quan trọng
• Thông tin cá nhân doanh nghiệp bị rò rỉ rao bán
• Người xấu có thể dùng email của bạn và đi lừa đảo.

Chính vì thế bạn nên sử dụng email tên miền tại Mắt Bão sẽ giúp bạn trong công tác kiểm tra và quản lý dễ dàng và bảo mật cao hơn.

Sử dụng email cho doanh nghiệp tăng tính bảo mật cao

Khi dùng email tên miền riêng nghĩa là bạn đang đại diện cho tập thể/tổ chức chứ không đơn thuần ở vai trò cá nhân nữa. Vì vậy, đội ngũ lãnh đạo cần phổ biến nội quy cho nhân viên khi sử dụng email công ty.

Các nhóm, phòng ban nên sử dụng địa chỉ email riêng, tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.

Nên sử dụng mail công ty trong lúc làm việc.

Xóa tài khoản các nhân viên đã thôi việc, tránh những trường hợp không hay xảy ra.

>>> Tham khảo ngay bài viết Tăng Số Lượng Người Dùng - Tiết Kiệm Vượt Trội Với Email Doanh Nghiệp

2.4 Quy định khi sử dụng phải rõ ràng

Khi đã chấp nhận sử dụng email doanh nghiệp riêng biệt với những dạng mail thông thường có nghĩa là bạn đang đại diện cho một tập thể doanh nghiệp chứ không đơn giản là cá nhân nữa. Vì vậy chúng ta cần lập ra những quy định rõ ràng cho nhân viên của doanh nghiệp khi sử dụng.

Phân bổ các đội/nhóm/phòng ban sẽ có những địa chỉ email khác nhau, tránh gây nhầm lẫn cho khách hàng cũng như nội bộ doanh nghiệp.

Nên sử dụng email hosting tên miền trong mục đích công việc không sử dụng mail với mục đích cá nhân, khi nhân viên nghỉ làm phải khóa tài khoản mail đó lại.

3. Nên chọn đơn vị nào để sử dụng email doanh nghiep?

Mắt Bão là đơn vị hàng đầu trong nhiều lĩnh vực liên quan đến quản trị website, tên miền, phần mềm,.. ở thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Mắt Bão còn là đơn vị được nhiều doanh nghiệp, lập trình viên tin tưởng sử dụng dịch vụ trong nhiều năm qua.

Ngoài ra chúng tôi có nhiều chương trình ưu đãi, đặc biệt đội ngũ kỹ thuật chăm sóc khách hàng 24/7 khi có vấn đề xảy ra, bạn hãy yên tâm gọi đến hotline của chúng tôi các bạn nhân viên sẽ hỗ trợ bạn ngay lập tức.

Mắt Bão nơi đáng tin cậy dành cho bạn

Tóm lại, khi bạn đang có nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng, bạn cần phải chú ý những điều trên để tránh những rủi ro không đáng để xảy ra với doanh nghiệp của mình đặc biệt là những người mới bắt đầu tìm hiểu vấn đề này. Chúc các bạn thành công!