Cài đặt Microsoft Office 365 để tối ưu chi phí và bảo mật

Microsoft Office 365 giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, bảo mật tốt hơn,... 

Đối với các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nhỏ, sử dụng công cụ phù hợp sẽ giúp duy trì năng suất của nhân viên. Đồng thời, giúp công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh nhanh hơn. Trong đó, các công cụ hỗ trợ không thể thiếu giúp tăng năng suất công việc văn phòng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint,... Các ứng dụng quen thuộc này là một phần của Microsoft Office 365. Ngoài ra, phần mềm này còn giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả làm việc nhóm, tiết kiệm chi phí, bảo mật tốt hơn,... 

MỤC LỤC:

• Microsoft Office 365 tăng hiệu quả làm việc nhóm
• Khả năng chia sẻ các tính năng qua Email
• Bảo mật tốt hơn với Cloud Computing - Điện toán đám mây
• Tối ưu chi phí
• Microsoft Office 365 tối ưu chi phí nhân sự IT

Microsoft Office 365 tăng hiệu quả làm việc nhóm

Microsoft Office 365 có rất nhiều ứng dụng hữu ích giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm. Dù đồng nghiệp của bạn đang ở bất cứ đâu, bạn đều có thể tiến hành họp, đào tạo và làm việc trực tuyến thông qua các ứng dụng của phần mềm này.

Hai ứng dụng Office 365 nổi bật để tăng cường hiệu suất cộng tác nhóm là OneDrive và Microsoft Planner. Trong bài viết này, tôi chia sẻ về ưu điểm của hai ứng dụng này nhé.

OneDrive là gì?

Với OneDrive, bạn có thể tạo, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu một cách an toàn trong thời gian thực từ máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động của mình. Bạn cũng có thể thực hiện các chỉnh sửa ngoại tuyến, sau đó tiếp tục chỉnh sửa tiếp tục khi bạn trực tuyến trở lại.

Tham khảo thêm: OneDrive là gì? Giải pháp chia sẻ dữ liệu nội bộ doanh nghiệp

Microsoft Planner là gì?

Microsoft Planner là công cụ quản lý dự án, cho phép bạn tạo, tổ chức và giao nhiệm vụ công việc. Các bảng biểu, tính năng kéo và thả sẽ giúp người dùng dễ dàng thay đổi hoặc cập nhật các tác vụ. Bạn có thể tạo bảng Kanban bằng các thẻ nhiệm vụ có nội dung phong phú cùng với tệp, danh sách kiểm tra, nhãn và nhiều hơn nữa. Cộng tác trong Planner và Microsoft Teams đồng thời kiểm tra các biểu đồ trạng thái hiển thị—tất cả trong đám mây của Microsoft.

Các thành viên sẽ có quyền truy cập vào các tệp và cuộc trò chuyện liên quan nhiệm vụ của mình. Điều này cũng thúc đẩy khả năng hiển thị và sự minh bạch trong công việc.

Tham khảo thêm:

• Microsoft Planner là gì?
• Microsoft Teams - Quản lý công việc hiệu quả

Bên cạnh đó, các thành viên cũng sẽ được thông báo qua Email để đảm bảo được cập nhật về bất kỳ nhiệm vụ và thời hạn nào sắp tới.

Khả năng chia sẻ các tính năng qua Email

Tính năng mới của Microsoft Outlook có thể giúp bạn đạt được trạng thái Inbox Zero.

Bạn có thể quản lý hộp thư của mình một cách hiệu quả với trạng thái Inbox Zero. Mục tiêu là làm trống hộp thư đến của bạn bằng cách xóa, ủy quyền, phản hồi, trì hoãn thư,... 

Inbox Zero là gì?

Inbox Zero là khái niệm được phát triển bởi chuyên gia Merlin Mann. Theo Mann, hộp thư trống ở đây không liên quan đến số lượng thư trong hộp thư đến. Cũng không phải là ngăn chặn người khác gửi Email đến hộp thư của bạn. Nói đúng hơn thì Inbox Zero giúp duy trì hộp thư đến ở mức độ tôi sưu nhất. Cụ thể là bất kỳ Email nào bạn nhận được đều có thể được lưu trữ, sắp xếp một cách phù hợp mà không choáng hết Inbox. Những Email quan trọng sẽ được phép nằm ở Inbox. Còn những thư kém quan trọng hơn sẽ được lưu trữ theo từng thư mục.

Nếu bạn gặp khó khăn với một hộp thư đến lộn xộn, bạn có thể tận dụng các tính năng mới của Microsoft Outlook để đạt được trạng thái Inbox Zero. Tôi đã tận dụng tính năng này và hiệu quả mang lại rất tuyệt vời. 

Một số tính năng khác

Bạn có thể sử dụng Conversation Cleanup của Microsoft Office 365 để dọn dẹp hộp thư. Tính năng này trong Outlook có thể giảm số lượng thư trong các thư mục Email của bạn. Các thư dự phòng trong suốt cuộc hội thoại được chuyển đến thư mục Deleted Items (các mục đã xóa). Tính năng này đánh giá nội dung của một cuộc hội thoại và xóa một số thư nhất định đã có trong một Email cụ thể trong chuỗi.

Bên cạnh đó, bạn có thể giữ cho hộp thư đến của mình sạch sẽ. Đồng thời tránh khỏi các thư không liên quan bằng cách sử dụng tính năng Bỏ qua cuộc trò chuyện (Ignore Conversation). Sau khi kích hoạt tính năng này, các chuỗi Email không mong muốn, các cuộc trò chuyện liên quan đến nó trong tương lai sẽ được di chuyển vào thư mục Deleted Items.

Bảo mật tốt hơn với Cloud Computing - Điện toán đám mây

Office 365 có ít nhất 16 tính năng bảo mật để bảo vệ người dùng, thiết bị và dữ liệu.

Vi phạm dữ liệu không chỉ xảy ra với các tổ chức, công ty lớn, chúng cũng xảy ra ở các doanh nghiệp nhỏ. Trên thực tế, vào năm 2018 có đến 58% nạn nhân của các vụ vi phạm dữ liệu là các doanh nghiệp nhỏ.

Việc ứng dụng Cloud Computing vào công việc, hoạt động kinh doanh ngày càng phổ biến. Các Hacker cũng lợi dụng xu hướng này, chuyển dịch mục tiêu tấn công sang các hệ thống Cloud. Các phương pháp tấn công cũng tinh vi hơn.

Microsoft Office 365 có ít nhất 16 tính năng bảo mật để bảo vệ người dùng, thiết bị và dữ liệu của bạn. Một số tính năng nổi bật mà tôi đã được trải nghiệm và đánh giá tốt bao gồm:

• Nhiều công nghệ mã hóa: Chẳng hạn như BitLocker, mã hóa dịch vụ và bảo mật tầng giao vận. Chúng sẽ giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được an toàn tốt nhất. Khi có vi phạm xảy ra, những người không được phép truy cập sẽ không thể đọc dữ liệu của bạn. Bạn cũng có tùy chọn xóa dữ liệu từ xa trong trường hợp thiết bị của bạn bị mất hoặc bị đánh cắp.
• Microsoft Exchange Online Protection: Ngăn chặn các mối đe dọa bảo mật Email bằng cách chặn thư rác, vi rút và phần mềm độc hại.

Tối ưu chi phí

Office 365 có nhiều phiên bản cho bạn lựa chọn.

Bạn có hai tùy chọn để mua Microsoft Office 365 là thanh toán một lần hoặc đăng ký hàng tháng.

Nếu bạn lựa chọn thanh toán trước Office 365 một lần duy nhất, bạn sẽ được cung cấp giấy phép sử dụng vĩnh viễn. Tuy nhiên, nó đòi hỏi một khoản đầu tư tài chính lớn, đây là điều mà các doanh nghiệp nhỏ có thể e ngại, không sẵn sàng để mua phần mềm. Một nhược điểm khác là khi một bản phát hành mới ra mắt, bạn sẽ phải trả toàn bộ chi phí để nâng cấp phần mềm của mình.

Còn việc đăng ký dịch vụ hàng tháng sẽ cho phép bạn phân bổ chi phí của mình theo thời gian. Đồng thời bạn có thể dễ dàng tận dụng được các phiên bản mới nhất từ các công cụ của Microsoft. Bạn có thể thanh toán mỗi tháng dựa trên số lượng người dùng trong doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm các vị trí bổ sung nếu điều đó cần cho việc mở rộng kinh doanh của bạn.

Có thể nói, đa phần các doanh nghiệp nhỏ sẽ chọn thanh toán hàng tháng. Tôi có thực hiện so sánh chi phí hàng năm giữa giấy phép vĩnh viễn và đăng ký Office 365 hàng tháng trong ba năm. Tôi nhận thấy rằng việc đăng ký hàng tháng theo nhu cầu công ty sẽ có lợi về mặt tài chính hơn. Riêng với các doanh nghiệp lớn, với nhu cầu sử dụng cao với nhiều nhân sự thì việc thanh toán một lần lại có lợi hơn. 

Nói chung, tôi đánh giá cao các gói dịch vụ của Office 365. Người dùng có thể chọn gói dịch vụ phù hợp, tối ưu chi phí nhất.

Microsoft Office 365 tối ưu chi phí nhân sự IT

 Office 365 giúp tối ưu chi phí nhân sự IT.

Quá trình cài đặt Office 365 không hề phức tạp. Ngay cả khi có ít hoặc không có nền tảng công nghệ thông tin, bạn vẫn có thể cài đặt toàn bộ phần mềm trong vòng vài phút.

Rõ ràng, Microsoft Office 365 giúp cho công việc, các hoạt động kinh doanh trở nên dễ dàng hơn. Thêm một ưu điểm nữa mà tôi lưu ý với bạn là nhiều người đã quen thuộc với các ứng dụng Microsoft Office. Do đó bạn sẽ không phải đầu tư nhiều thời gian và công sức vào việc đào tạo nhân viên của mình về cách sử dụng các công cụ này. Việc này vừa giúp tiết kiệm thời gian, lại tăng hiệu suất làm việc vì nhân viên đã thành thạo công cụ từ trước.

Office 365 có các tính năng cộng tác và bảo mật mạnh mẽ, dễ dàng triển khai và có nhiều tùy chọn thanh toán. Với rất nhiều ưu điểm, Microsoft Office 365 trở thành một công cụ tuyệt vời cho mọi doanh nghiệp tăng hiệu suất công việc, kinh doanh. Tôi cho rằng, nó cũng đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm một phần mềm, giải pháp văn phòng hoàn chỉnh, mang lại giá trị về tài chính, năng suất công việc.

Tham khảo thêm về: Mua Office 365 Matbao