Xem thêm tại:

• TOP các nhà cung cấp dịch vụ Email doanh nghiệp tại Việt Nam & Quốc tế

• Toàn cảnh về việc sử dụng tên miền & đăng ký tên miền trên toàn thế giới

Email doanh nghiệp - Khi sử dụng thì người dùng cần lưu ý gì?

1/ Vì sao cần quan tâm đến các tính năng của Email Doanh nghiệp

Trước khi đi vào câu trả lời vì sao, thì chúng ta cùng phân tích một chút về trường hợp tất cả nhân viên của bạn điều sử dụng email cá nhân miễn phí từ các dịch vụ đăng ký email khác như gmail hay yahoo chẵn hạn. Thì những email này không có điểm đặc biệt riêng của một doanh nghiệp, điều đó làm chưa tạo được sự uy tín của bạn đối với khách hàng hay đối tác. Đôi khi vô tình họ sẽ đánh dấu spam vào email của nhân viên doanh nghiệp bạn vì nhận quá nhiều thông tin nhưng đuôi email quá đại trà khó phân biệt được.

Mặt khác những nền tảng email miễn phí rất dễ dàng đăng ký, chính vì thế dễ có trường hợp giả mạo email rất dễ xảy ra, đó cũng chính là những lý do mà khách hàng hay đối tác còn chần chừ khi chủ động liên hệ hoặc đọc email của bạn. Nếu nói mặt tiêu cực thì đối thủ doanh nghiệp có thể lợi dụng điểm sơ hở này để gửi những thông tin bất lợi cho bạn tới khách hàng và đối tác.

Tóm lược lại khi doanh nghiệp sử dụng email hosting (email doanh nghiệp, email theo tên miền) thì sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp độ bảo mật an toàn cao về thông tin cũng như khó bị đối thủ lợi dụng chơi xấu, đồng thời bạn quản lý nhân việc một cách dễ dàng…. Chính vì thế để an toàn tuyệt đối và tạo niềm tin đối với khách hàng các nhà quản lý doanh nghiệp nên sử dụng email tên miền (email doanh nghiệp, email Hosting) riêng cho doanh nghiệp mình từ một nhà cung cấp uy tín nhất.

>> Nếu bạn đang chưa biết email doanh nghiệp là gì? Mắt Bão nghĩ bài viết này chắc chắn hữu ích đối với bạn “Email Hosting (Email doanh nghiệp) là gì? Tổng quan về dịch vụ Email dành cho doanh nghiệp.”

2. Tổng hợp 6 tính năng đặc biệt của email doanh nghiệp bạn cần nắm

Email doanh nghiệp có rất nhiều tính năng, nhưng đối với doanh nghiệp mới sử dụng email bạn chỉ cần quan tâm 6 tính năng mà Mắt Bão sắp liệt kê dưới đây, được trích từ Báo cáo thị trường Email Hosting Marketing Analysis 2021 của hiệp hội thương mại điện tử Việt Nam.

Ở mỗi tính năng sẽ được hội đồng Evecom tính điểm theo cách cụ thể như sau: mỗi danh mục bao gồm một hoặc nhiều tính năng liên quan sẽ được liệt kê chi tiết ở phần sau. Nếu một nhà cung cấp đáp ứng tất cả các tính năng trong danh mục thì họ sẽ nhận được điểm

tuyệt đối là 100% và bằng 0% khi không có tính năng được liệt kê.

 2.1 Giao diện quản trị/Webadmin

Giao diện quản trị dành cho Admin, thực hiện mọi tác vụ như thêm, xóa, sửa tài khoản, tạo rules, kiểm tra lịch sử giao dịch,... cùng với nhiều tác vụ khác để người quản trị có thể dễ dàng thao tác và quản trị.

Điểm tính năng cơ bản được đánh giá trên các nhà cung cấp dịch vụ

Điểm tính năng quản trị không quan trọng của các nhà cung cấp dịch vụ

* Các số liệu trong bài viết sẽ chính xác trong khoảng thời gian 06 tháng kể từ khi Báo cáo thị trường được ra mắt. Sau khoảng thời gian này, các số liệu trên mang tính tham khảo để người dùng cân nhắc và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Qua bảng tính điểm trên bạn có thể tham khảo chi tiết từng tính năng trong bảng chấm điểm cụ thể như sau:

• Quản trị tài khoản: nhà cung cấp có tính năng tạo tài khoản, thay đổi mật khẩu, xóa tài khoản được đánh giá là
• Thiết lập chuyển tiếp: Nhà cung cấp có tính năng thực hiện chuyển tiếp thư đến một tài khoản khác sẽ được đánh là “Có” và ngược lại.
• Lịch sử sao dịch: Tính năng xem lịch gửi và nhận thư của người dùng, nếu có sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Thiết lập quy tắc: Nhà cung cấp có tính năng tạo quy tắc chặn thư theo tên miền mà bạn hay người dùng trong công ty bạn thông báo là thư rác,... được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Nhóm thư: Khả năng tạo địa chỉ nhóm của một nhóm người dùng cùng tính chất công việc. Ví dụ như phòng hành chính nhân sự hay thường sử dụng Email nhóm hr@tenmiencongty.com. Những nhà cung cấp có tính năng nhóm thư sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Thống kê dung lượng: Nhà cung cấp có tính năng thống kê dung lượng để quản trị viên có hướng xử lý như giảm tải hoặc nâng cấp dịch vụ lên gói Email Hosting cao hơn, sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.

Giao diện quản trị/Webadmin email doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của người dùng

• Tạo nhanh tài khoản: Nhà cung cấp có tính năng cho phép tạo số lượng lớn tài khoản Email một cách nhanh chóng sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Xác thực 2 bước: Xác thực 2 yếu tố (2FA) là một biện pháp tăng cường bảo mật cho tài khoản quản trị. Sau khi nhập mật khẩu, nhà quản trị phải nhập mã gồm 6 chữ số thay đổi liên tục - one-time password (OTP), mã này được hỗ trợ thông qua một ứng dụng trên điện thoại thông minh. Nếu không có điện thoại thông minh của mình, nhà quản trị không thể đăng nhập. Các nhà cung cấp có tính năng này sẽ được đánh giá là "Có". Ngược lại sẽ đánh giá là "Không".
• Hỗ trợ tiếng Việt: Nhà cung cấp có hỗ trợ tiếng Việt cho nhà quản trị sẽ được đánh giá là “Có”. Ngược lại đánh giá là “Không”.

2.2 Giao diện người dùng/Webmail

Giao diện người dùng/webmail được đánh giá bao gồm những tính năng cơ bản sau:

• Nhiều chủ đề (Theme): Nhà cung cấp có tính năng cho phép thay đổi nhiều giao diện Webmail sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Soạn thảo HTML: Tính năng cho phép soạn thảo kiểu văn bản HTML (Có thể chỉnh in đậm, in nghiêng,...). Nhà cung cấp có tính năng này sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Đính kèm tệp tin: các nhà cung cấp có tính năng cho phép đính kèm tệp tin sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Chữ ký: các nhà cung cấp có tính năng hỗ trợ thêm chữ ký tự động vào phần soạn thảo nội dung sẽ được đánh giá là "Có". Ngược lại sẽ đánh giá là "Không".
• Danh bạ: nhà cung cấp có giao diện danh bạ (người nhận) sẽ được đánh giá là "Có". Ngược lại sẽ đánh giá là "Không".
• Lịch: các nhà cung cấp có giao diện lịch năm sẽ được đánh giá là "Có". Ngược lại sẽ đánh giá là "Không".
• Chuyển tiếp Email: tính năng thực hiện chuyển tiếp thư đến một tài khoản khác trên Webmail. Nhà cung cấp có tính năng chuyển tiếp Email sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Thiết lập quy tắc: Nhà cung cấp có tính năng tạo quy tắc (rule) giúp di chuyển Email vào thư mục, hoặc thiết lập chặn thư theo nhu cầu cá nhân sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Giao diện Mobile: Nhà cung cấp có thêm giao diện Mobile cho nhà quản trị sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Trả lời tự động: Nhà cung cấp có tính năng cho phép thiết lập tự động trả lời, thường được dùng khi người dùng nghỉ phép sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.

Biểu đồ cột phần trăm điểm (%)  giao diện người dùng/webmail

* Các số liệu trong bài viết sẽ chính xác trong khoảng thời gian 06 tháng kể từ khi Báo cáo thị trường được ra mắt. Sau khoảng thời gian này, các số liệu trên mang tính tham khảo để người dùng cân nhắc và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

2.3 Độ uy tín của máy chủ gửi thư

Độ uy tín của máy chủ gửi thư sẽ được đánh giá cụ thể qua những tính năng bên trong như sau:

• SPF: Giúp bảo vệ miền của bạn chống lại hành vi giả mạo và giúp ngăn thư đi của bạn bị đánh dấu là thư rác (spam). Nếu không có SPF, các thư được gửi từ tên miền Email của bạn có nhiều khả năng bị đánh dấu là thư rác bởi các máy chủ nhận thư. Nhà cung cấp có SPF sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• DKIM: Giúp ngăn chặn việc giả mạo các thư đi được gửi từ tên miền Email của bạn. Giả mạo là cách sử dụng trái phép Email phổ biến, vì vậy một số máy chủ Email yêu cầu DKIM để ngăn chặn việc giả mạo Email. Nhà cung cấp có DKIM sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Sử dụng nhiều IP gửi thư: Thư gửi ra khỏi máy chủ (IP cố định), sau đó thư được truyền tới cụm SMTP và trên cụm này tồn tại rất nhiều IP khác nhau. Các nhà cung cấp sử dụng cụm SMTP sẽ được đánh giá là "Có". Ngược lại sẽ đánh giá là "Không".
• IP sạch:

- IP sạch giúp giảm thiểu thư gửi đi bị từ chối hoặc vào mục thư rác của người nhận. Nhà cung cấp có IP sạch sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.

- Các nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting kể trên đều sử dụng nhiều IP cũng như độ uy tín IP không nằm trong danh sách blacklist của các tổ chức chống spam có uy tín trên thế giới như SpamHaus, Barracuda, UCE Protect, Sorbs,... hạn chế được việc thư gửi đi bị từ chối do IP gửi đi là blacklist.

Biểu đồ hình cột phần trăm điểm (%) độ tin cậy của máy chủ gửi thư

* Các số liệu trong bài viết sẽ chính xác trong khoảng thời gian 06 tháng kể từ khi Báo cáo thị trường được ra mắt. Sau khoảng thời gian này, các số liệu trên mang tính tham khảo để người dùng cân nhắc và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

2.4 Tính khả dụng

Tính năng khả dụng sẽ được chấm điểm theo những tiêu chí dưới đây:

• Phần mềm Email trên máy tính: Nhà cung cấp có khả năng cài đặt vào phần mềm Email trên máy tính Outlook, Thunderbird để sử dụng,... sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Ứng dụng trên điện thoại: Nhà cung cấp có khả năng cài đặt vào các ứng dụng dùng Email trên điện thoại để sử dụng,... sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Ứng dụng riêng: Nhà cung cấp có ứng dụng trên di động dành riêng cho nền tảng Email của họ sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Giao thức hỗ trợ: Giao thức kết nối dùng Email khi cài đặt vào phần mềm, ứng dụng. Nhà cung cấp có tính năng giao thức hỗ trợ sẽ được đánh giá là “Có” và ngược lại.
• Thư viện hướng dẫn: Nhà cung cấp có kho tài liệu hướng dẫn cài đặt được đánh giá là “Có” và ngược lại.

Bảng tiêu chí đánh giá tính năng khả dụng của các nhà cung cấp dịch vụ

Để xem thêm 2 tính năng quan trọng và những bảng điểm cụ thể của từng tính năng bạn có thể tải ngay Báo cáo thị trường “Email Hosting Market Analysis 2021”  do VECOM phân tích dưới đây nhé! Chúc các bạn có nhiều cái nhìn rộng về email doanh nghiệp và đưa ra lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp thật đúng đắn.