Giải pháp bảo mật hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp

Trong những năm gần đây, vấn đề bảo mật thông tin nói chung hay bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử nói riêng đang trở nên nổi cộm và được rất nhiều các doanh nghiệp quan tâm. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp khắc phục các nhược điểm của hóa đơn giấy như lưu trữ, bảo quản,.. nhưng nó cũng làm tăng nguy cơ bị rò rỉ hay đánh cắp thông tin. Trước tình hình đó, giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI ra đời tối ưu các vấn đề lưu trữ và bảo mật.

MỤC LỤC:

• Tại sao cần chú trọng bảo mật và an toàn của hóa đơn điện tử?
• Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI – Dẫn đầu về bảo mật dữ liệu
• Công nghệ lưu trữ hiện đại mới nhất
• Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI tiết kiệm tới 90% chi phí cho doanh nghiệp

Tại sao cần chú trọng bảo mật và an toàn của hóa đơn điện tử?

Để giải quyết nỗi lo bị rò rỉ thông tin hóa đơn, các doanh nghiệp cần phải đầu tư một giải pháp hóa đơn điện tử an toàn khi kinh doanh trên nền tảng công nghệ.

Tham khảo thêm: Các thông tin cần biết về hóa đơn điện tử an toàn

Tình trạng đánh cắp, lừa đảo thông tin doanh nghiệp ngày càng nhiều

Hiện nay, tình trạng tấn công lừa đảo qua mạng nhằm vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày càng tăng. Trong công bố toàn cầu của mình, Google đã phát hiện ra hơn 18 triệu Email lừa đảo liên quan tới COVID-19 được gửi đi mỗi ngày. Chẳng đâu xa, Việt Nam nằm trong Top những quốc gia bị tấn công mạng nhằm vào doanh nghiệp nhiều nhất Đông Nam Á. Cụ thể, theo thống kê của hãng bảo mật Kaspersky, Việt Nam ghi nhận tới hơn 464.300 vụ tấn công từ đầu năm 2020, theo sau là Indonesia với 406.200 vụ và Malaysia với 296.500 vụ.

Tấn công lừa đảo bằng Email (Phishing) là phương thức phổ biến nhất. Kẻ lừa đảo sẽ giả mạo những công ty, ngân hàng, Website giao dịch trực tuyến uy tín rồi gửi Email cho các doanh nghiệp để yêu cầu cập nhật, chia sẻ các thông tin như tài khoản, mật khẩu. Hoặc bằng cách nhấp vào các đường Link có chứa mã độc trong Email thì mật khẩu giao dịch hay các thông tin mật khác của doanh nghiệp sẽ bị đánh cắp.

>>> Tìm hiểu chi tiết: Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử giá rẻ nhưng thiệt hại lớn

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử rẻ có thể khiến doanh nghiệp thất thoát dữ liệu.

Ngoài việc vị tấn công lừa đảo bằng Email, các doanh nghiệp còn có thể bị tấn công mạng qua những kẽ hở bảo mật khi sử dụng hóa đơn điện tử giá rẻ. Một cách khách quan, với khả năng tài chính có hạn, việc sử dụng hóa đơn điện tử giá rẻ sẽ giúp tiết kiệm chi phí trước mắt. Nhưng về lâu dài, doanh nghiệp SMEs sẽ phải đối mặt với các rủi ro về kinh tế cũng như uy tín thương hiệu khi bị rò rỉ thông tin mật.

Bởi vì, hóa đơn điện tử giá rẻ sẽ bị hạn chế khả năng lưu trữ, khả năng bảo mật dữ liệu an toàn cũng như không đảm bảo được việc sao lưu dữ liệu thường xuyên. Điều này không chỉ tạo cơ hội cho Hacker tấn công mà còn khiến doanh nghiệp khó khôi phục hoàn toàn dữ liệu sau khi bị đánh cắp.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp SMEs nên cân nhắc việc sở hữu một giải pháp hóa đơn điện tử an toàn là một khoản đầu tư đáng tiền và dài hạn. Tuy nhiên, nếu vẫn muốn sử dụng các hóa đơn điện tử giá rẻ, doanh nghiệp nên kiểm tra thật kỹ lưỡng chất lượng của sản phẩm cũng như rà soát để phát hiện các lỗ hổng bảo mật nếu có.

Bảo vệ thông tin nội bộ doanh nghiệp nên được ưu tiên hàng đầu

Các thông tin nội bộ như hợp đồng giao dịch, chiến lược, nhân sự, các hóa đơn điện tử,... nếu bị rò rỉ ra ngoài sẽ gây nên tổn thất nghiêm trọng tới tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên coi việc bảo mật các thông tin nội bộ là ưu tiên hàng đầu.

Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI – Dẫn đầu về bảo mật dữ liệu

MIFI là giải pháp hóa đơn điện tử an toàn không chỉ cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ kế toán mà còn có các tính năng bảo mật dữ liệu tiên tiến nhất.

Hóa đơn điện tử an toàn MIFI là lựa chọn của những doanh nghiệp yêu cầu cao về bảo mật thông tin.

Hệ thống bảo mật thông tin có nền tảng vững chắc

• Bảo mật 2 lớp vững chắc

Một công nghệ nữa được MIFI áp dụng để tăng tính bảo mật, được coi là giải pháp hóa đơn điện tử an toàn chính là bảo mật 2 lớp: xác thực bằng mật khẩu (hoặc mã tra cứu) và mã OTP. Với công nghệ này, khi doanh nghiệp muốn tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, họ sẽ phải nhập đúng mật khẩu (hoặc mã tra cứu) sau đó mã OTP sẽ được gửi qua tin nhắn bằng số điện thoại đã được đăng ký tại MIFI.

• Quyền quản lý và kiểm soát hoàn toàn nằm trong tay chủ doanh nghiệp

Một câu hỏi sẽ được các doanh nghiệp đặt ra là kiểm soát và quản lý hóa đơn điện tử như thế nào khi mà trong và sau mỗi giao dịch, doanh nghiệp sẽ phải bàn giao những thông tin quan trọng như tài khoản hóa đơn, chữ ký số cho bên thứ ba?

Với giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI, chủ doanh nghiệp sẽ chính là người cầm “chiếc chìa khóa bảo mật” hóa đơn điện tử, kiểm soát toàn bộ quy trình từ gửi, nhận đến lưu trữ hóa đơn vào hệ thống.

Các tính năng quan trọng như trình ký để phát hành hóa đơn sẽ được kiểm soát bởi CEO hoặc trưởng phòng kế toán. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thiết lập phân quyền để dễ dàng kiểm soát khi các tài khoản khác của nhân viên đang thao tác trên phần mềm.

• Cảnh báo trực tiếp cho doanh nghiệp khi xuất sai hóa đơn hoặc báo công nợ xấu

MIFI có tính năng cảnh báo trực tiếp khi xuất sai hóa đơn và cảnh báo nợ xấu.

Việc sai sót các thông tin về số lượng hàng hóa, đơn giá, mức thuế xuất… khi xuất hóa đơn điện tử nhiều khi không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp xuất sai hóa đơn điện tử tùy vào từng mức độ không chỉ bị phạt hành chính mà còn phải xử lý các thủ tục rất rắc rối.

Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI có tích hợp các chức năng cảnh báo trực tiếp cho chủ doanh nghiệp nếu hóa đơn bị xuất sai. Ngoài ra để hạn chế tối đa rủi ro, hệ thống MIFI cũng sẽ cảnh báo công nợ xấu bằng cách không cho xuất hóa đơn điện tử.

Công nghệ lưu trữ hiện đại mới nhất

Lưu trữ điện toán đám mây trên hệ thống Azure Cloud của Microsoft

Hệ thống MIFI cloud được đặt tại Microsoft Azure giúp nâng cao tối đa không gian lưu trữ và bảo mật thông tin.

Microsoft Azure là một nền tảng điện toán đám mây và cổng thông tin trực tuyến cho phép doanh nghiệp truy cập, quản lý các dịch vụ. Đây là nền tảng điện toán đám mây lớn nhất và tin cậy nhất hiện nay với hơn 42 trung tâm dữ liệu và 15 triệu khách hàng toàn cầu.

Việc MIFI lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống Azure của Microsoft sẽ vừa tận dụng được không gian lưu trữ rộng lớn, khả năng phục hồi dữ liệu và định danh truy cập của Azure vừa đảm bảo tối ưu khả năng bảo mật, giảm thiểu các mối đe dọa cho doanh nghiệp.

Lưu trữ dữ liệu an toàn trên MIFI Cloud

Các thông tin của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ song song dưới hai dạng file là PDF và XML tại MIFI Cloud. Trong đó, XML là file chứa toàn bộ những dữ liệu hóa đơn và có giá trị khi chưa bị sửa đổi, còn PDF sẽ có dạng như một hóa đơn thông thường, biểu thị nội dung kinh tế nghiệp vụ trong hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Hệ thống MIFI Cloud này cũng được đặt tại Microsoft Azure để đảm bảo tính bảo mật của thông tin.

An toàn trong việc Backup dữ liệu trực tuyến

Hệ thống MIFI tự động sao lưu và khôi phục dữ liệu nhanh chóng.

Dữ liệu trên MIFI sẽ được khôi phục nhanh chóng, tự động sao lưu theo lịch, tự động ghi lại tình trạng, được mã hóa theo tiêu chuẩn mới nhất và đảm bảo tính toàn vẹn tới 99%. Như vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm về các thông tin nội bộ, hóa đơn giao dịch, thông tin khách hàng khi sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI.

Sử dụng tiêu chuẩn mới nhất trong mã hóa dữ liệu

Tất cả cơ sở dữ liệu tại MIFI sẽ khó bị bẻ khóa hơn nhờ áp dụng tiêu chuẩn AES-256 mới nhất để đảm bảo rằng kẻ tấn công mạng sẽ không thể bẻ khóa nội dung và bất kì bên thứ ba nào cũng sẽ không đọc được dữ liệu của doanh nghiệp. Đây cũng chính là tiêu chuẩn cao nhất được chính phủ Mỹ áp dụng trong việc mã hóa và bảo mật các tài liệu quốc gia “Top Secret”.

Cam kết và đảm bảo quyền lợi khách hàng bằng hợp đồng đền bù

Để cam kết tính an toàn và đảm bảo quyền lợi cho các khách hàng doanh nghiệp sử dụng dịch vụ, MIFI đã đưa ra các điều khoản minh bạch, rõ ràng bằng một hợp đồng đền bù.

Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI tiết kiệm tới 90% chi phí cho doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí, dễ dàng sử dụng, đầy đủ các nghiệp vụ kế toán là điểm nổi bật của phần mềm MIFI.

Tiết kiệm tới 90% chi phí

Sử dụng giải pháp hóa đơn dữ liệu an toàn của MIFI thay cho việc sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tới 90% chi phí có thể kể đến như chi phí in ấn, bảo quản, lưu trữ và các chi phí cơ hội khác. Không chỉ vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp truy xuất dữ liệu nhanh chóng phục vụ tối đa việc ra quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp.

Dễ dàng sử dụng mọi lúc mọi nơi

Chắc chắn một điều rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử nhanh và tiện lợi hơn hóa đơn giấy. Các chủ doanh nghiệp có thể truy cập, tạo, gửi và kiểm soát hóa đơn điện tử bất cứ lúc nào chỉ với một chiếc máy tính hay thiết bị di động kết nối Internet.

Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp

Hạch toán doanh thu bán hàng một cách tự động

Tính năng hạch toán doanh thu bán hàng một cách tự động là một trong những ưu điểm nổi bật của giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI giúp kết xuất doanh thu và chi phí bán hàng một cách dễ dàng.

Hỗ trợ nhiều mẫu hóa đơn điện tử với nhiều chi nhánh khác nhau

Tính năng này rất có lợi cho cách doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc những doanh nghiệp đang muốn mở rộng thị trường ra nhiều nơi. Mỗi chi nhánh sẽ có mẫu hóa đơn riêng, địa chỉ riêng và được xuất hóa đơn riêng theo hạn mức đã đăng ký sẵn.

Ký và phát hành hóa đơn điện tử an toàn hàng loạt

Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI hỗ trợ rất tốt các doanh nghiệp trong việc ký và phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt.

Nhìn chung, các doanh nghiệp nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cân nhắc lựa chọn các giải pháp hóa đơn điện tử an toàn uy tín như một khoản đầu tư dài hạn. Điều này vừa giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý thông tin một cách hiệu quả cũng như đảm bảo an toàn cho các dữ liệu nội bộ. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến việc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử, đừng ngại liên hệ với MIFI nhé!

>>> Xem thông tin liên quan:

 Lưu trữ hóa đơn điện tử

Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 133