Hướng dẫn xử lý khi viết sai hoặc làm mất Hóa đơn điện tử

Trước khi xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, kế toán cần xác định 2 vấn đề sau để việc xử lý được chính xác:

• Đơn vị đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực hay không có mã xác thực của cơ quan thuế.
• Khi phát hiện sai sót, hóa đơn điện tử đó đã được bên bán và bên mua kê khai thuế hay chưa.

​

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Theo hướng dẫn tại Điều 9 – Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập, Thông tư 32/2011/TT-BTC (hiệu lực đến ngày 31/10/2020)

Trường hợp hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng và chưa kê khai thuế:

• Việc huỷ hoá đơn chỉ có thể thực hiện khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
• Việc huỷ hoá đơn có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận.
• Hoá đơn đã hủy vẫn phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan quản lý có thẩm quyền.
• Người bán lập HĐĐT mới theo quy định gửi cho người mua, trên hoá đơn mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”. 

Trường hợp hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa và người bán, người mua đã kê khai thuế:

• Sau khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
• Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. 
• Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trường hợp hóa đơn điện tử bị mất

• Khi người bán hoặc người mua làm mất HĐĐT nếu các bên liên quan còn lưu trữ trong máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại .
• Nếu người bán hoặc người mua làm mất HĐĐT và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC (bắt đầu từ 01/11/2020)

Kể từ ngày 1/11/2020, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ được xử lý theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Xử lý hóa đơn sai sót khi không có mã xác thực của cơ quan thuế

Trường hợp 1 - Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua, người bán nhưng 2 bên chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.

Trường hợp 2 - Hóa đơn điện tử có sai sót và được người bán, người mua kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
• Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Trường hợp 3 - Có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:

• Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
• Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử (để giải trình về thông tin sai sót) tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (Áp dụng với trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế)

Trường hợp 4 - Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng,… :

• Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua.
• Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Trường hợp 5 - Nếu cơ quan thuế nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát có sai sót:

• Cơ quan thuế gửi Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát cho người bán theo Mẫu số 05 (ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo.
• Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn (nếu có).
• Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
• Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Xử lý hóa đơn sai sót khi có mã xác thực của cơ quan thuế 

Trường hợp 1 - Bên bán phát hiện hoá đơn được lập sai sót nhưng chưa gửi cho người mua:

• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
• Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp 2 - Phát hiện sai sót khi hoá đơn đã được lập và gửi cho bên bán:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục NĐ 119) và không phải lập lại hóa đơn.
• Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua cần:
  • Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
  • Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hoá đơn điện tử
  • Lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót sau đó gửi tới CQT để CQT cấp mã cho hóa đơn điện tử mới. Lưu ý: Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu mẫu số, kí hiệu hóa đơn…số hóa đơn …, ngày…tháng…năm”.
  • Sau khi nhận được Mẫu số 04 của người bán, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế và cấp mã xác thực cho hoá đơn thay thế mới lập.

Trường hợp 3 - Cơ quan thuế phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót:

• Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông  báo của cơ quan thuế, người bán cần:
  • Kiểm tra và gửi Mẫu số 04 để thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
  • Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế cấp mã xác thực để gửi cho người mua
• Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn cần được lưu trữ để phục vụ tra cứu của đơn vị, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

Hy vọng bài viết trên của Mắt Bão đã đem đến những kiến thức hữu ích cho bạn. Chúc công việc kinh doanh của bạn ngày càng phát triển và thành công!