Những thông tin bạn cần biết về chữ ký email

Thông tin cơ bản xoay quanh chữ ký email

Nếu Internet là một thế giới kỳ diệu thì email chính là sản phẩm của thế giới ấy. Nhờ vào email, con người chúng ta có thể trao đổi và làm việc với nhau mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Và từ đó, chúng ta có thể nghĩ ra được rất nhiều cách để giúp cho email trở nên thu hút hơn. Trong đó, chữ ký email cũng là một cách phổ biến để tạo nên sự chuyên nghiệp trong công việc. Hãy cùng tìm hiểu về các chữ ký email này bạn nhé!

Chữ ký email hiện nay đang là một phần không thể thiếu cho email hoàn chỉnh

1. Chữ ký email ra đời như thế nào?

Có mặt hơn nửa thế kỷ nay, email dần trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của con người. Chiếc email đầu tiên hiện diện trên máy tính ở đại học MIT vào năm 1965, trong một chương trình có tên là “MAILBOX”.

Và cho đến nay, hầu như mỗi cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng đều có email riêng để phục vụ cho công việc. Đồng thời, nhu cầu trao đổi công việc qua email ngày càng lớn. Ước tính trung bình một ngày có khoảng 205 tỉ email được gửi đi trên khắp thế giới.

Bên cạnh đó, để người nhận email có thể biết được người gửi, thì các chữ ký email đã được phát triển. Và thêm vào để nội dung mail đầy đủ, rõ ràng hơn.

Cũng giống như khi bạn viết một lá thư tay, bao giờ cũng phải có chữ ký kết thư. Nó như là một lời chào đến với người đọc và là thông tin liên lạc để họ có thể tìm thấy bạn dễ dàng.

Chữ ký email online là tập hợp các thông tin cá nhân của người gửi, bao gồm thông tin bằng ký tự chữ, ký tự số và cả hình ảnh. Chữ ký email được đặt trong ô chữ ký (gọi là “signature block”).

Ô chữ ký này thường được đặt ở cuối email và hiển thị tự động cho bất kỳ email nào mà bạn gửi đi. Hầu hết các dịch vụ email phổ biến như Gmail, Outlook, Yahoo Mail, Mozilla Thunderbird,… đều có tích hợp các chữ ký email này.

Chữ ký email luôn gắn liền với các hoạt động trong công việc

2. Chữ ký email trong các dịch vụ mail phổ biến hiện nay

Người dùng Internet đã quen thuộc với 4 dịch vụ email chính: Gmail, Outlook, Yahoo Mail và Mozilla Thunderbird. Nội dung của chữ ký email hầu như giống nhau giữ các dịch vụ mail này, chỉ khác nhau ở phần cài đặt.

Chữ ký email trong Gmail

Và trên hết, các thiết kế chữ ký email trong những nền tảng này đều hướng đến tính năng responsive. Tức là chúng có thể hiển thị tốt ở bất kỳ thiết bị công nghệ, cũng như là trình duyệt nào.

Chữ ký email trong Outlook

3. Các thành phần cần có của một chữ ký email hoàn chỉnh

• Tên, chức danh và công ty:

Đây được xem là phần bắt buộc cần có trong chữ ký email. Mục đích để người dùng biết được bạn tên gì, làm ở bộ phận nào của công ty nào. Nếu đây là một email để chào hàng, hoặc để giải quyết bất kỳ vấn đề nào với khách hàng hoặc đối tác thì cũng cần cho người nhận biết được bạn là ai.

• Thông tin liên lạc:

Bao gồm những thông tin phổ biến như số điện thoại, hoặc website của công ty. Bạn có thể đặt địa chỉ email của mình trong phần chữ ký này. Nhưng các chuyên gia cho rằng nó không thực sự cần thiết.

• Liên kết mạng xã hội:

Bạn có thể đặt địa chỉ LinkedIn, một trong những mạng xã hội làm việc tốt nhất hiện nay. Hoặc Twitter cũng là một sự lựa chọn phù hợp. Tốt nhất là không nên đặt đường dẫn Facebook nếu như bạn cảm thấy đây là một nơi riêng tư và không muốn ai biết.

• Hình ảnh & Logo (tùy chọn):

Một số doanh nghiệp có yêu cầu phần chữ ký email của mỗi nhân viên cần in logo của doanh nghiệp. Nhưng đối với các email cá nhân khác thì không thực sự cần thiết.

Chữ ký email gồm các thành phần cơ bản như: tên, thông tin liên lạc, hình ảnh, logo

4. Những quy tắc chung để tạo một chữ ký email chuyên nghiệp

• Hãy giữ sự đơn giản:

Chữ ký email không hoàn toàn phức tạp như bạn tưởng, trên thực tế nó rất đơn giản. Bạn chỉ cần cung cấp được các thông tin cần thiết về bản thân thông qua chữ ký email.

Đừng quá tập trung vào việc phải gây ấn tượng mạnh trong chữ ký của email của mình. Đây cũng là một lỗi mà các nhân viên bán hàng thường gặp phải khi chào hàng với khách.

• Chú ý vào bố cục và màu sắc:

Yếu tố về bố cục và màu sắc cũng rất quan trọng. Đừng quá lạm dụng những tông màu sáng vì sẽ khiến chữ ký email của bạn trở nên không cân xứng.

• Hãy để thông tin cá nhân trở nên dễ nhớ:

Các thông tin cá nhân phổ biến cần dễ nhớ và thu hút người nhận email hơn. Chẳng hạn như số điện thoại thì cần có các dấu chấm cách giữa các số với nhau. Để người đọc mail dễ nhớ số điện thoại của bạn hơn. Hãy nhớ rằng người đọc chỉ có 3 giây để lướt qua chữ ký trong email của bạn.

5. Tạo chữ ký email online nhanh chóng và dễ dàng trên Cavanto

Tại Việt Nam hiện nay, có rất nhiều nền tảng tạo chữ ký online nhằm đẩy mạnh thương hiệu cá nhân của bạn và của các doanh nghiệp. Trong đó, Canvato cũng là một sự lựa chọn tối ưu.

Chỉ cần dành vài phút để đăng ký tài khoản là bạn hoàn toàn có thể sở hữu riêng cho mình một chữ ký email thực sự ấn tượng rồi. Hãy bắt đầu tạo cho mình một chữ ký email thu hút và ấn tượng ngay hôm nay bạn nhé!