Top các công cụ giúp bạn làm việc từ xa (WFH) hiệu quả

MỤC LỤC:

• Làm thế nào để tăng hiệu quả công việc?
• Tiết kiệm thời gian với các công cụ sử dụng Cloud (nền tảng điện toán đám mây)
• Top các công cụ giúp tối ưu thời gian và hiệu quả công việc khi làm việc từ xa

Ngày nay, các công cụ đám mây giúp mọi người có thể làm việc trên cùng một trang cùng lúc. Sử dụng các công cụ làm việc từ xa, bạn sẽ biết được các thành viên khác đang làm gì ở trên trang bất kể mọi người ở đâu trên thế giới.

Làm thế nào để tăng hiệu quả công việc?

Để tăng hiệu quả công việc, bạn có thể đưa các tài liệu và công cụ lên đám mây.

Một trong những điều khó chịu nhất khi làm việc từ xa là lãng phí thời gian. Và một sự lãng phí thời gian lớn giữa các nhóm từ xa là sự trùng lặp giữa các công việc. Chắc hẳn có bạn đã gặp trường hợp hai hoặc nhiều người đang mất thời gian làm cùng một việc cho kế hoạch nhưng không theo dõi nhau. Điều này sẽ khiến họ cảm thấy nản lòng vì nhận ra rằng mình đã có thể đã sử dụng thời gian một cách khoa học hơn.

Vì vậy để ngăn sự cố này xảy ra, mọi người nên chia sẻ các tài liệu và tệp với nhau. Nếu bạn đưa các tài liệu và công cụ lên đám mây, nó sẽ được tự động đồng bộ hóa. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng xem được mọi người đang làm gì dù ở bất cứ nơi nào. Điều quan trọng hơn nữa là nhiều người có thể làm việc cùng lúc trên các tệp nếu cần.

Ngoài ra, các công cụ làm việc từ xa trên còn cho phép bạn thực hiện cuộc gọi Video. Từ đó, bạn có thể mở cuộc họp Video ngay tại nhà hoặc văn phòng mà không phải đi xa.

Tiết kiệm thời gian với các công cụ sử dụng Cloud (nền tảng điện toán đám mây)

Các công cụ sử dụng Cloud sẽ mang lại cho bạn các giải pháp trực quan và hữu ích. Bạn có thể sử dụng nền tảng điện toán đám mây để tiết kiệm thêm thời gian và tăng hiệu suất đáng kể.

Nền tảng điện toán đám mây là gì?

Nền tảng Cloud Computing giúp cung cấp tài nguyên cho người dùng qua Internet.

Mô hình điện toán đám mây (Cloud Computing) giúp cung cấp tài nguyên cho người dùng thông qua Internet.

Các nguồn tài nguyên này liên quan đến máy tính và điện toán như: Dịch vụ, phần mềm, phần cứng,… Chúng sẽ nằm trên các máy chủ ảo và bạn có thể truy cập vào tài nguyên ở bất cứ đâu. Chỉ cần máy có kết nối Internet là bạn có thể kết nối và sử dụng nguồn tài nguyên này.

Ưu điểm khi sử dụng công nghệ điện toán đám mây khi làm việc từ xa

Công nghệ điện toán đám mây là công cụ làm việc từ xa mà tôi vô cùng ưa thích với rất nhiều lợi ích:

• Giúp bạn giảm thiểu các chi phí một cách đáng kể. Bạn sẽ không cần phải tốn chi phí để đầu tư các cơ sở hạ tầng ban đầu. Cụ thể, bạn không phải tốn tiền để mua phần mềm, phần cứng, lắp đặt hệ thống,…
• Mọi dữ liệu đều được đồng bộ hóa trên đám mây nên dữ liệu sẽ luôn được giữ an toàn. Đặc biệt, khi ổ cứng bị hỏng thì dữ liệu và tài nguyên của bạn sẽ được giữ an toàn. Ngoài ra, hệ thống của bạn sẽ được sao lưu định kỳ và được cập nhật bảo mật cao hơn.
• Bạn có thể nhanh chóng truy cập và sử dụng nguồn tài nguyên của mình thông qua Internet dễ dàng.
• Chỉ với vài thao tác đơn giản là bạn có thể triển khai chúng nhanh chóng ở khắp mọi nơi. Đồng nghĩa với việc bạn sẽ có trải nghiệm tốt hơn và có độ trễ thấp hơn.

Top các công cụ giúp tối ưu thời gian và hiệu quả công việc khi làm việc từ xa

Ngoài các công cụ tôi đã kể trên, bạn có thể sử dụng công cụ làm việc từ xa được cung cấp từ Google và Microsoft.

• Office 365. Tìm hiểu thêm: Office 365 là gì?
• G Suite. Tìm hiểu thêm: G Suite là gì?

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 giúp bạn xây dựng doanh nghiệp trực tuyến và Digital Identity.

Một trong những công cụ làm việc từ xa khá hiệu quả khác chính là Microsoft Office 365. Đây là giải pháp tuyệt vời cho những bạn xây dựng Digital Identity và thiết lập doanh nghiệp trực tuyến.

Với Microsoft 365, bạn sẽ nhận được các công cụ kinh doanh đáng tin cậy như Word, Excel, PowerPoint,... Các công cụ này cho phép bạn phân tích dữ liệu kinh doanh, bảo vệ thông tin doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn giúp bạn tham gia mạng xã hội và giao tiếp trực tiếp với thành viên khác.

Microsoft Office 365 cung cấp cho bạn các gói cơ bản như

• Email: Gói này cung cấp dịch vụ lịch và Email cấp doanh nghiệp. Nó gồm 15 GB bộ nhớ Exchange Online và cung cấp tài khoản Outlook đáng tin tưởng cho bạn. Bạn sẽ nhận được một địa chỉ Email để khớp với tên miền của doanh nghiệp. Nó sẽ mang lại cho bạn sự uy tín và khách hàng sẽ tin tưởng hơn khi thấy Email này.
• Business Plus: Gói này gồm các dịch vụ đám mây cốt lõi mà bạn cần để điều hành doanh nghiệp của mình. Chúng bao gồm Email cấp doanh nghiệp, công cụ họp trực tuyến và bộ nhớ đám mây để chỉnh sửa, cộng tác và chia sẻ tệp của bạn. Gói này, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc tải lên và đính kèm tài liệu nữa. Microsoft 365 Business Plus cung cấp cho bạn 50 GB bộ nhớ Exchange Online, Microsoft Office Online (với các công cụ quen thuộc như Word, PowerPoint và Excel), 1 TB bộ nhớ đám mây dành cho doanh nghiệp với OneDrive và các cuộc họp trực tuyến, IM và trò chuyện video với Microsoft Teams. Nếu bạn có một nhóm ở xa, hãy cân nhắc việc sử dụng Business Essentials hoặc Business Pro.
• Business Pro: Microsoft 365 Business Pro cho phép bạn tự do mang văn phòng đến bất cứ đâu. Dù bạn làm việc tại nhà, quán cà phê hay khi đang đi du lịch thì Microsoft 365 đều hỗ trợ bạn. Với gói này, bạn sẽ nhận được Microsoft Office dành cho máy tính để bàn, ứng dụng Microsoft 365 dành cho thiết bị di động và máy tính bảng. Đồng thời, bạn có thể đồng bộ hóa tự động trên tất cả các thiết bị của mình.

Đăng ký Office 365

Google G Suite

Google G Suite giúp bạn xây dựng thương hiệu và uy tín cho doanh nghiệp.

G Suite hoàn hảo cho những bạn muốn tăng uy tín cho doanh nghiệp, xây dựng thương hiệu, giao tiếp hiệu quả với nhân viên và khách hàng cũng như cải thiện năng suất. G Suite gồm có các công cụ như:

• Công cụ giao tiếp G Suite: Gmail, Lịch, Hangouts và Meet là những công cụ giúp bạn duy trì liên lạc hiệu quả. Các tài nguyên này cung cấp khả năng nhắn tin tức thì, Email (khớp với tên miền của bạn để có giao diện chuyên nghiệp) và trò chuyện Video.
• Công cụ cộng tác G Suite: Gồm tài liệu, trang tính, biểu mẫu, trang trình bày và trang Web. Đây là những công cụ được tạo ra nhằm cho phép bạn làm việc và cộng tác từ mọi nơi.
• Công cụ lưu trữ G Suite: Gồm Google Drive và Cloud cho phép bạn có thể lưu trữ, chỉnh sửa, duy trì an toàn thông tin quan trọng. Công cụ này sẽ giúp bạn chia sẻ, hợp nhất, đính kèm và tải tệp xuống ngay lập tức.
• Công cụ quản lý G Suite: Gồm Admin, Vault và Mobile. Nó sẽ giúp bạn kiểm soát dữ liệu, thiết bị, người dùng của mình dễ dàng và an toàn.

Ngoài các công cụ làm việc từ xa từ công nghệ điện toán đám mây thì bạn có thể dùng công cụ miễn phí từ Google hoặc Microsoft. Các công cụ này không những giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn mà còn giúp các thành viên gắn kết hơn trong công việc.

Internet đã thay đổi ý nghĩa của một ngày làm việc điển hình. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu họ muốn. Các công cụ làm việc từ xa sẽ khiến họ cảm thấy như đang làm việc trong cùng một phòng dù mỗi người đang ở một nơi khác nhau. Với sự hợp tác chặt chẽ và chia sẻ ý tưởng, doanh nghiệp của bạn sẽ hoàn thành công việc tốt hơn. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển rộng khắp cả nước hoặc trên toàn thế giới, các công cụ bạn sử dụng chính là sợi dây gắn kết các chi nhánh, nhân viên lại với nhau.

Tìm hiểu liên quan:

• mua office 365 Mắt Bão​